Секретарское дело с использованием компьютера

Курс «Секретарское дело и делопроизводство с использованием персонального компьютера» предназначен для подготовки квалифицированных секретарей референтов на предприятиях различных видов деятельности. Секретарь референт - это связующее звено между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами предприятия. От профессионального уровня секретаря референта во многом зависит престиж фирмы.

Программа курса «Секретарское дело и делопроизводство с использованием персонального компьютера» - курс, сочетающий в себе отрасли знаний в сфере делопроизводства, научной организации труда, методики овладения профессиональными навыками и умениями компьютерных работ. Специалисты в этой области деятельности нужны во всех организациях и профессиональное мастерство секретаря референта и секретаря делопроизводителя, в некотором роде, определяет служебную культуру коллектива.

Содержание учебной программы:

• Делопроизводство.
• Введение. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Документирование. Организация работы с документами.
• Секретарь в структуре управления. Требования, предъявляемые к секретарю. Должностные обязанности.
• Документ.
• Значение документов в управлении.
• Понятие документа. Функции документа.
• Классификация документов. Виды.
• Электронный документооборот. Преимущества и недостатки.
• Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”
• Необходимость единых правил оформления документов.
• Состав реквизитов документов.
• Правила оформления реквизитов.
• Юридическое значение документа.
• Особенности языка служебных документов.
• Бланки документов.
• Организационно-распорядительные документы.
• Организационные документы (уставы, положения, инструкции).
• Распорядительные (приказы, распоряжения, решения).
• Информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные служебные записки, протоколы и др.)
• Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договора, трудовые книжки, личные карточки и т.д.)
• Коммерческие документы (контракты и т.д.)
• Документы по обращениям граждан (предложения, заявления и т.д.)
• Формуляр-образец.
• Основные принципы работы с документами.
• Организация работы с документами.
• Документооборот.
• Основные группы документов (входящие, исходящие, внутренние).
• Работа с входящими документами.
• Этапы обработки (первичная, предварительное рассмотрение, регистрация и т.д.). Порядок работы.
• Работа с исходящими документами.
• Этапы обработки. Порядок работы.
• Работа с внутренними документами.
• Этапы и порядок работы с внутренними документами.
• Регистрация документов. Виды регистрации документов.
• Контроль исполнения документов (содержание контроля, сроки исполнения документов и т.д.)
• Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел. Содержание. Порядок составления.
• Формирование и оформление дел.
• Оперативные хранение дел (понятие оперативного хранения дел, проверка наличия документов, порядок выдачи дел). Электронные документы и их хранение.
• Экспертиза ценности документов. Понятие.
• Определение сроков хранения.
• Порядок выдачи дел.
• Подготовка дел и передача в архив.
• Формы описи и акты.
• Передача дел в архив.
• Работы с конфиденциальными документами. Организация делопроизводства.
• Этика и психология делового общения.
• Имидж секретаря. Деловая женщина-профессионал. Рабочее место секретаря.
• Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления. Нормы и правила деловой этики. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет.
• Этикет в служебных отношениях. Корпоративная культура, фирменный стиль организации. Служебная вертикаль (отношения в системе “руководитель-подчиненный”). Служебная горизонталь (отношения в системе “коллега-коллега”). Служебная субординация. Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями.
• Взаимоотношения с руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях.
• Взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. “Трудные люди”. Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
• Технология и этикет деловых ситуаций. Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки. Фазы телефонного разговора. Ваш “говорящий имидж”. Использование в работе новых технических устройств (автоответчик, факс, ксерокс). Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Имидж приемной руководителя. Подача чая, кофе, напитков в офисе. Деловые приемы. Участие секретаря в подготовке переговоров. Обслуживание визита вежливости. Работа в приемной. Выбор подарков деловым партнерам.
• Машинопись. Обучение “слепому” десятипальцевому методу письма.
• Основные принципы “слепого” десятипальцевого метода письма. Рекомендации по быстрому освоению метода.
• Освоение позиций пальцев на клавиатуре.
• Освоение зон указательных, средних, безымянных пальцев; мизинцев. Печать прописных букв и цифр. Знаки препинания.
• Отработка криптограмм гласных букв. Печать слогов типа “гласная-согласная”, “согласная-гласная”. Работа со слогами типа “согласная - гласная-согласная”, “согласная – согласная - гласная”.
• Отработка криптограмм букв основной позиции пальцев. Отработка криптограмм букв всей клавиатуры.
• Печать слогов типа “согласная-гласная-2 согласных”, “2 согласных – гласная-согласная”.
• Печать двух- и трехбуквенных конечных буквосочетаний. Закрепление навыков работы. Определение скорости печати.
• Электронный офис. Программа MS Office.
• Структура пакета Office. Интерфейс пакета. Помощник. Справка по Microsoft Office. Панель Microsoft Office.
• Текстовый редактор Microsoft Word. Запуск и начало работы. Ввод и редактирование текста. Форматирование текста. Операции с таблицами. Оформление страниц. Управление печать. Сервис и дополнительные возможности.
• Редактор электронных таблиц Microsoft Excel. Что такое электронная таблица. Знакомство с экраном Microsoft Excel. Панели инструментов Microsoft Excel. Получение справочной информации. Ввод и редактирование данных. Работа с функциями и формулами. Панели инструментов. Диаграммы и графики.
• Презентация Microsoft PowerPoint. Возможности PowerPoint. Слайды. Работа с текстом. Работа с таблицами и графикой.